Politique de confidentialité – Recouvrement de créances

Version 1.0 – octobre 2026. Ceci est une traduction : en cas de divergence, la version italienne prévaut.

1. À qui s'adresse cette notice

Cette notice, fournie conformément aux articles 13 et 14 du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), concerne les données personnelles traitées par Credit Report S.r.l. dans son activité de recouvrement de créances, exercée en vertu d'une licence délivrée par la Questura (préfecture de police) de La Spezia au titre de l'article 115 du décret royal 773/1931 (TULPS).

Elle s'adresse aux personnes physiques concernées par un dossier de recouvrement : débiteurs, garants et coobligés, héritiers, et toute personne qui nous contacte pour le compte du débiteur (membres de la famille, mandataires, avocats).

Le rôle de Credit Report dépend de la créance :

• Créances appartenant à Credit Report, acquises par cession : Credit Report est responsable du traitement.

• Créances gérées pour le compte de tiers : le responsable du traitement est le créancier qui nous a confié le dossier. Credit Report agit pour son compte en tant que sous-traitant, ou sous-traitant ultérieur (article 28 RGPD), selon ses instructions. La notice principale est celle du créancier ; celle-ci décrit notre façon de travailler.

2. Responsable du traitement et DPO

Pour les créances gérées pour le compte de tiers, les coordonnées du responsable du traitement figurent dans les communications reçues par la personne concernée. Les demandes adressées à Credit Report concernant ces créances sont transmises au responsable du traitement.

3. Quelles données nous traitons et d'où elles proviennent

• Données d'identification et de contact : nom, code fiscal, adresse, téléphone, email.

• Données sur la créance : montant, origine, contrat, paiements, communications et accords intervenus.

• Données utiles pour retrouver le débiteur et évaluer la possibilité de recouvrer la créance : résidence, coordonnées à jour, activité professionnelle, biens.

• Contenu des conversations téléphoniques, lorsqu'elles sont enregistrées ou transcrites (section 6).

Sources : le créancier d'origine ou le créancier pour lequel nous intervenons ; la personne concernée elle-même ; les sources publiques (état civil, registre des entreprises, registres fonciers et cadastre, registre public des véhicules, registre des protêts) ; les sources accessibles au public ; les services d'informations commerciales fournis par Credit Report en vertu de sa licence au titre de l'article 134 TULPS ou par des fournisseurs autorisés, comme décrit dans la notice « Informations commerciales et enquêtes privées ».

Nous ne traitons pas de catégories particulières de données (santé, origine ethnique, opinions politiques, convictions religieuses, vie sexuelle, données génétiques ou biométriques), ni de données relatives aux condamnations pénales. Si la personne concernée nous communique spontanément des informations de ce type, par exemple pour expliquer une difficulté de paiement, nous ne notons que ce qui est nécessaire pour traiter sa demande.

4. Pourquoi nous traitons les données et sur quelle base juridique

Nous ne demandons pas le consentement de la personne concernée : les traitements reposent sur les conditions indiquées dans le tableau. Pour les créances gérées pour le compte de tiers, la base juridique est celle du créancier responsable du traitement.

Les données collectées dans le cadre d'un service d'informations commerciales, par exemple une adresse retrouvée, peuvent également être utilisées pour le recouvrement de la créance du même créancier.

Nous ne prenons pas de décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques concernant la personne concernée ou l'affectant de manière significative de façon similaire (art. 22 RGPD).

5. Comment nous contactons la personne concernée

Nous pouvons contacter la personne concernée par lettre, lettre recommandée, PEC, téléphone, SMS, email et WhatsApp, en utilisant les coordonnées fournies par le créancier, par la personne concernée ou trouvées dans les sources indiquées à la section 3.

• Nous ne communiquons pas l'existence ou le contenu du dossier à des tiers, tels que des membres de la famille, des voisins ou des collègues. Avant de parler du dossier, nous vérifions que nous nous adressons bien à la personne concernée.

• Les lettres sont envoyées sous enveloppe fermée, sans aucune indication extérieure sur leur contenu.

• Les contacts ont lieu à des jours et heures raisonnables, avec une fréquence proportionnée au dossier.

6. Enregistrement des appels

Les appels téléphoniques entrants et sortants peuvent être enregistrés et transcrits. La personne concernée en est informée pendant l'appel.

• Finalités : documenter les accords conclus, contrôler la qualité du service et le bon fonctionnement des systèmes utilisés, défendre les droits du responsable en cas de contestation.

• Base juridique : intérêt légitime du responsable (art. 6, par. 1, point f, RGPD).

• Destinataires : le personnel autorisé de Credit Report et, sur demande ou en cas de contestation, le créancier responsable du traitement ; en cas de litige, les avocats du responsable et l'autorité judiciaire. Les enregistrements ne sont pas diffusés.

• Conservation : les enregistrements audio et les transcriptions sont conservés avec le dossier, pendant les mêmes durées que celles indiquées à la section 8, car ils documentent les accords conclus et la manière dont le dossier a été géré. Les appels avec des personnes étrangères au dossier, par exemple en cas de faux numéro, sont effacés dans un délai de 6 mois.

7. À qui nous communiquons les données

Les données ne sont pas diffusées. Elles peuvent uniquement être communiquées :

• au créancier titulaire de la créance, pour les créances gérées pour le compte de tiers ;

• à toute personne qui acquiert la créance ou envisage de l'acquérir, ainsi qu'à ses conseils, en cas de cession ; pour les créances acquises par Credit Report, au créancier cédant, dans la mesure nécessaire à la gestion de la créance ;

• aux avocats qui assistent le responsable, aux juridictions et aux huissiers de justice, dans le cadre des actions en justice, ainsi qu'aux tiers concernés par la loi dans les procédures d'exécution, comme l'employeur ou la banque en cas de saisie entre les mains d'un tiers ;

• aux banques et intermédiaires qui gèrent les paiements ;

• aux autorités et aux personnes qui y ont droit en vertu de la loi ;

• aux fournisseurs qui exécutent des services pour notre compte, désignés comme sous-traitants (article 28 RGPD) : services postaux et de distribution, téléphonie, envoi de SMS et d'emails, WhatsApp, gestion des systèmes informatiques.

Où les données sont traitées. Le logiciel de gestion des dossiers est hébergé sur des serveurs situés dans nos bureaux de Santo Stefano di Magra ; les autres systèmes sur des serveurs situés dans l'Union européenne. Certains services de messagerie peuvent impliquer un traitement de données hors de l'Union européenne ; dans ce cas, le transfert n'a lieu que vers des pays bénéficiant d'une décision d'adéquation de la Commission européenne ou avec les garanties prévues par les articles 46 et suivants du RGPD.

8. Combien de temps nous conservons les données

À l'expiration de ces délais, les données sont effacées ou anonymisées.

9. Les droits de la personne concernée

La personne concernée peut demander l'accès à ses données et la rectification des données inexactes ou incomplètes.

Le RGPD prévoit également le droit de demander l'effacement et la limitation du traitement et de s'opposer au traitement (articles 17, 18 et 21). Tant que la créance n'est pas éteinte, ces droits ne s'appliquent normalement pas : les données sont nécessaires au responsable pour protéger sa créance et, si nécessaire, pour la faire valoir en justice, et dans ces cas la loi exclut l'effacement et l'opposition (article 17, par. 3, point e, et article 21, par. 1, RGPD). Après l'extinction de la créance, les données ne sont conservées que pendant les durées indiquées à la section 8.

Pour les créances gérées pour le compte de tiers, les demandes doivent être adressées au créancier responsable du traitement ; celles reçues par Credit Report sont transmises au responsable.

Les demandes doivent être envoyées par écrit, par email ou PEC, aux coordonnées de la section 2, accompagnées d'une pièce d'identité. Toute personne agissant pour le compte de la personne concernée doit également joindre une procuration. Nous ne donnons pas suite aux demandes faites par téléphone ou pour lesquelles l'identité du demandeur ne peut pas être vérifiée.

La personne concernée a toujours le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité italienne de protection des données, le Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).

10. Références législatives

• Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), en particulier les articles 6, 13, 14, 15 à 22 et 28.

• Décret législatif 196/2003 (Code italien de la protection des données).

• Décret royal 773/1931 (TULPS), article 115.

• Autorité italienne de protection des données, décision générale « Licéité, loyauté et pertinence dans l'activité de recouvrement de créances » du 30 novembre 2005.